La guida allo smart working: lavorare efficacemente da casa

**Articolo aggiornato il 18/01/2023**

Lavorare da casa può aiutare a migliorare la concentrazione e la produttività. In questo articolo vogliamo mostrarti alcuni consigli utili a organizzarti per lavorare da casa in modo ottimale.

In un mondo lavorativo che diventa sempre più flessibile e digitale, lo smart working gioca un ruolo importante nelle vite di molti di noi.

Lavorare da casa rappresenta la normalità per alcuni, per altri una soluzione inevitabile e improvvisa per via dell'epidemia del Coronavirus.

In un modo o nell'altro, lavorare da casa rappresenta una grande possibilità, totalmente personalizzabile secondo le proprie esigenze e desideri. Molti ritengono che lavorando entro le mura domestiche si possa rendere addirittura di più rispetto a una giornata in ufficio.

Per raggiungere questo livello di produttività, comunque, serve un certo livello di autodisciplina, organizzazione e trasparenza.

INDICE

Prima parte: disposizione e attrezzatura

- creare un luogo di lavoro adatto
- di quali strumenti avrai bisogno

Seconda parte: organizzazione lavorativa e comunicazione col team

- come organizzare le tue giornate
- come comunicare con il tuo team

Terza parte: raggiungere gli obiettivi e lavorare senza distrazioni

- come lavorare efficacemente
- come lavorare libero da distrazioni

Quarta parte: benessere mentale e fisico

- la postura corretta
- come dividere la vita privata da quella lavorativa

Quinta parte: 3 tool di cui avrai bisogno

Conclusione

Prima parte: disposizione e attrezzatura

Per uno smart working efficace, prima di poter iniziare è indispensabile pensare al dove e a come.

1. Il luogo giusto

Il primo punto importante per lavorare da casa è trovare il luogo giusto all'interno della propria abitazione. L'ambiente in cui scegli di lavorare è la chiave della produttività, motivo per cui la scelta deve avvenire con attenzione.

L'opzione migliore è ovviamente di disporre di una stanza dedicata, dove potersi ritirare chiudendo le porte dietro di sé, ma non tutti dispongono di una stanza da adibire a studio. Se questo è il caso, scegli un punto della tua casa che sia:

• tranquillo, poco trafficato durante la giornata

• vicino al router di internet, per assicurare una connessione veloce

• vicino a una sorgente di luce naturale

Se possibile, scegli un luogo vicino a una finestra. La luce naturale è importante per la produttività e la motivazione, per infondere positività e ridurre lo stress, e ci fa sentire più svegli. Inoltre, una finestra può essere fonte di ispirazione.

Evita di avere la finestra alle spalle per via dei riflessi fastidiosi sullo schermo, ma evita anche di averla di fronte: il contrasto di luminosità tra l'ambiente esterno e il monitor può far sorgere mal di testa. Idealmente la tua postazione dovrebbe trovarsi di fianco alla finestra.

Scegli una stanza che dia sul giardino o su una strada tranquilla piuttosto che una vicino a una strada molto trafficata, per evitare distrazioni e rumori del traffico.

Infine, non importa la grandezza dello spazio di cui disponi. Se questo è ridotto puoi sfruttarlo verticalmente con delle mensole.

2. Scegli un arredamento confortevole

Un semplice tavolo a una sedia da cucina non sono adatti. Una corretta postura è importante per non far insorgere problemi alla schiena e/o mal di testa, dolori che possono rallentarci nel lavoro.

Non risparmiare sull'arredamento per la tua postazione da smart working, leggi le recensioni dei clienti prima di effettuare acquisti (dato che non si tratta di acquisti economici).

Idealmente, la tua sedia dovrebbe disporre di braccioli. L'altezza e la rigidità dello schienale dovrebbero essere personalizzabili per sorreggere perfettamente la colonna vertebrale.

Allo stesso modo, la scrivania dovrebbe permettere di regolare l'altezza per lavorare anche stando in piedi (in alternativa potresti avvalerti di uno stand-up desk).

Infine, un poggia piedi e un poggia polso possono aiutare a scaricare la tensione di anche e spalle.

3. L'equipaggiamento tecnologico

Idealmente l'azienda in cui lavori dovrebbe fornirti di qualsiasi strumento ti serva a compiere il tuo lavoro (laptop, telefono, headset ecc). In questo modo puoi avere comodamente accesso al server in cui sono contenuti tutti i file, contatti, informazioni rilevanti, ecc.

Specialmente un laptop ha il vantaggio di poter essere trasportato, il che ti permette anche di cambiare posizione spesso (più avanti parleremo della corretta postura): puoi sederti comodamente sul divano per un po', godere del sole sul balcone o in giardino e via dicendo.

Considera un mouse e una tastiera wireless. Se l'ambiente in cui lavori è rumoroso, delle cuffie cancella-suono sono un must. Se devi partecipare a meeting virtuali ti servirà anche un buon microfono.

A seconda del tuo tipo di lavoro ti potranno servire anche una stampante e uno scanner, ad esempio per caricare documenti nel cloud e condividerli con il tuo team.

Infine, una sorgente di luce naturale è sì la soluzione ideale, ma una lampada non deve mancare. Gli esperti consigliano una lampada tra i 400 e 600 lux. Alcune offrono l'opzione di aggiustare la luce a seconda della tua attività (concentrazione, studio, relax ecc).

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Seconda parte: organizzazione lavorativa e comunicazione col team

Ora che hai trovato il luogo giusto e hai tutto il materiale che ti serve per lo smart working, è il momento di parlare dell'organizzazione giornaliera dei compiti da svolgere e di come puoi comunicare con il tuo team.

1. Come organizzare le tue giornate

Il primo passo da compiere è organizzare un piano di lavoro settimanale: quali obiettivi vuoi aver raggiunto prima del fine settimana? Mettendoli bianco su nero ti sarà più facile stabilire le tue priorità, anche in base a eventuali scadenze.

Il secondo passo è dividere il lavoro giorno per giorno. Ancora meglio è stabilire in anticipo quanto tempo dedicare a ogni singolo compito.

2. Come comunicare con il tuo team

Uno dei più grandi vantaggi dello smart working è potere stabilire gli orari di lavoro (più o meno) con totale autonomia. Ciò nonostante, è importante garantire una possibilità di comunicazione con il team.

Per molte aziende infatti, la comunicazione con il proprio team è una parte importante e necessaria del workflow. Lavorando da casa, la situazione comunicativa è totalmente diversa da un normale giorno lavorativo in ufficio: se si ha una domanda o un annuncio, non ci si può semplicemente recare dal collega, né si ha l'occasione di incontrarsi per caso nella cucina.

Affinché il tuo team possa sapere quando contattarti (e viceversa) stabilisci un orario lavorativo e condividilo con loro o con chiunque possa avere bisogno di contattarti.

Lavorare da casa richiede trasparenza e fiducia, sia dalla parte dei dipendenti che dal datore di lavoro: atteniti ai tuoi orari, partecipa alle videochiamate, rispondi a email e messaggi.

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Terza parte: raggiungere gli obiettivi e lavorare senza distrazioni

Lavorare da casa rappresenta sì una grande possibilità di concentrazione: non ci sono meeting, colleghi che ti fanno una domanda, puoi chiudere le e-mail e dedicarti completamente al tuo compito.

Ma anche l'ambiente domestico non è libero da distrazioni. Per resistere alla tentazione di sdraiarti sul letto o di dedicarti alle faccende domestiche fai attenzione ai prossimi punti.

1. Come lavorare efficacemente

Per prima cosa dovresti assicurarti di avere tutto l'occorrente per il tuo lavoro a portata di mano; alzarsi ogni 5 minuti è controproducente e interrompe la concentrazione.

All'inizio della giornata dovresti avere stabilito quali sono i compiti e gli obiettivi che vuoi raggiungere oggi. Ovviamente possono sorgere complicazioni che portano a ritardi giustificati del lavoro, ma avere una lista delle cose da fare ti permette di lavorare più efficacemente.

Un cronometro è in questo caso uno strumento utile non solo per rispettare la tua pianificazione e distribuzione dei compiti della giornata, bensì anche per lavorare 15 minuti, 1, 2 ore concentrato su una mansione ben precisa.

Il tempo del cronometro che scorre ti tratterrà dal controllare il tuo cellulare, le tue e-mail ecc.

Infine, comportati esattamente come se fossi a lavoro: non rimanere in pigiama, inizia e finisci di lavorare alla stessa ora, fai pausa secondo un orario prestabilito. Ciò aiuta non solo la concentrazione, bensì sarà anche più facile per i tuoi colleghi sapere se e quando possono contattarti.

2. Come lavorare libero da distrazioni

Quella che forse è la più grande fonte di distrazioni, specialmente quando non c'è l'occhio vigile del capo a controllarci, è il cellulare. Riduci la tentazione di guardare le notifiche dei social, i messaggi ecc mettendolo silenzioso, o, ancora meglio, lasciando il cellulare in un'altra stanza.

A meno che tu non abiti da solo, la seconda più grande distrazione deriva dal partner, dai figli o dai coinquilini. È importante comunicare alle persone con cui viviamo che, anche se ci troviamo a casa, stiamo lavorando e che dovranno rispettare i nostri orari di lavoro.

Infine, attieniti a lavorare nel luogo di lavoro che hai stabilito. Lavorare sdraiati sul divano è sconsigliabile non solo per i problemi che possono derivare alla schiena, ma anche per fare l'associazione "scrivania-lavoro".

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Quarta parte: benessere mentale e fisico

La sedentarietà, l'impossibilità di uscire dalle proprie mura domestiche, il dover rimanere in un luogo che unisce il privato al lavorativo: tutti questi fattori hanno una conseguenza sul nostro stato mentale e fisico.

Sopratutto in periodi come questo, dove il Coronavirus ci costringe a lavorare da casa, è importante prendere accorgimenti per salvaguardare la propria salute.

Nel 2020, sebbene in generale le opinioni verso lo smart working siano state positive, il 28% dei lavoratori non è stato soddisfatto della (relativamente) nuova situazione lavorativa, e il 16% è dell'opinione di non essere stato abbastanza produttivo.

Fonte: Statista

1. La postura corretta

Lavorare svariate ore al giorno da seduti può provocare l'insorgere di dolori alla schiena. Motivo per cui la prima cosa a cui fare attenzione lavorando da casa è la corretta postura:

Lavora da seduto e da in piedi alternativamente. Fai attenzione che la parte superiore dello schermo sia al livello degli occhi e che il monitor sia inclinato di 35°.

Per mantenerti in movimento anche da seduto puoi avvalerti di una palla da ginnastica e/o di una mini cyclette (pedaliera).

Non dimenticare di ascoltare il tuo corpo. Il nostro orologio biologico è in grado di farci capire quando è il momento di fermarsi e di concedersi una pausa per rinfrescare il corpo e la mente.

Mangia uno snack salutare, esci sul balcone o in giardino per goderti un giorno soleggiante, fai un power-nap di 20 minuti, yoga, sport ecc. Il benessere fisico è indispensabile a quello mentale.

Arieggia regolarmente per lasciare entrare una buona dose di ossigeno e fai attenzione all'umidità, che deve essere fra il 40 e il 60%. Infine, disinfetta regolarmente la tastiera e il mouse.

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2. Come dividere la vita privata da quella lavorativa

Spesso, lavorando da casa, è più probabile lavorare di più, perché si tende a lavorare in base alle proprie risorse energetiche piuttosto che attenersi a un orario.

La giornata lavorativa qui non finisce quando si lascia ufficio. Per evitare di sovraccaricarsi di lavoro e per il proprio benessere mentale bisogna trovare un altro tipo di segnale che segni definitivamente la fine della giornata lavorativa, un rituale che segni il confine tra la vita lavorativa e la vita privata.

Chiudi il laptop, fatti un tè, dedicati alle faccende domestiche, rilassati sul divano: fai qualcosa che porti il tuo stato mentale su "off".

Quinta parte: 3 tool utili allo smart working

Per rendere lo smart working piacevole ed efficiente, infine, ci sono alcuni strumenti utili.

Organizzazione: Trello

Trello è un software gestionale per uso privato o aziendale. È equiparabile a una lavagna con dei post it che possono essere spostati nelle colonne "to-do", "doing", "done", ecc, ma digitale.

Ogni post-it mostra chi è la persona incaricata. In ogni post it si ha la possibilità di inserire commenti, allegati e scadenze.

Trello è un ottimo strumento per tenere d'occhio l'andamento di un'attività (personale o del team) lavorando anche da casa.

Comunicazione: Slack, Teams, Google Meet

Slack è l'app di messaggistica più usata dalle aziende. Esistono canali pubblici (ad esempio per l'intera azienda o per un team) e canali di conversazione 1:1.

Slack può essere usato anche per telefonate e videochiamate da 2 a 15 persone. Puoi installarlo sul tuo smartphone per essere raggiungibile ovunque.

Microsoft Teams, come Slack, è un programma di messaggistica. La versione gratuita è già abbastanza completa e permette di avere riunioni di gruppo fino a 60 minuti con un massimo di 100 partecipanti. L'integrazione con Microsoft Office è un vantaggio di questo programma (a partire da 4,20€ utente/mese).

La versione più costosa di Microsoft Teams ti offre anche la possibilità di organizzare un webinar.

Se invece partecipi a molte riunioni e non voi usare Skype o Zoom, Google Meet può fare al caso tuo. Con la versione gratuita puoi organizzare incontri della durata di max un'ora e con fino a 100 partecipanti. Oltre a quella gratuita ci sono le versioni Workspaxe Essentiales e Workspace Enterprise che permettono di organizzare incontri a cui possono partecipare anche 150-250 persone.

Condivisione: Google Drive

Google Drive è un servizio di cloud storage che offre 15GB, per documenti privati e condivisi con il tuo team.

Con Drive è possibile creare documenti di testo, presentazioni Power Point e tabelle Excel in un cloud accessibile da ogni dispositivo (basterà accedere al tuo conto Google).

Drive mostra le modifiche in tempo live, rivelandosi così uno strumento utile per un progetto comune al team lavorando da casa, ad esempio.

Se utilizzi microsoft Teams è possibile condividere i documenti direttamente all'interno della piattaforma di messaggistica.

Conclusione

Lavorare da casa in smart working richiede disciplina e motivazione. In cambio, un ambiente di lavoro progettato secondo le tue esigenze, ergonomico e con una struttura pianificata, offre la possibilità di un lavoro efficiente.

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