e-Commerce: strategie per gestire il tuo team da casa

Il 2020 potrebbe essere l'anno più impegnativo per l'e-Commerce. Il Coronavirus ha colpito come un fulmine a ciel sereno, costringendo le aziende a ripensare il modo in cui gestiscono le loro operazioni quotidiane.

Forse il cambiamento più evidente che il Coronavirus ha scatenato è la necessità (o la possibilità) di lavorare da casa. E mentre la maggior parte di noi avrebbe preferito un po' più di tempo per preparare sé stessi e il proprio team di e-Commerce allo smart working, il lock down non ci ha dato il tempo necessario e ci ha costretti ad imparare con l'esperienza.

Con uno sguardo al futuro, la pandemia ha sollevato una questione cruciale: lo smart working è stato solo temporaneo o deve diventare la nuova normalità?

3 lavoratori su 4 hanno riferito che i loro datori di lavoro sono flessibili e permettono il lavoro a distanza. Più del 68% dei direttori del personale intervistati da AIDP ha dichiarato che continuerà ad offrire la possibilità di lavorare da casa ai suoi dipendenti anche al ritorno alla "normalità".

Lo smart working comporta dei vantaggi, da un lato vi è la riduzione delle spese generali per i datori di lavoro, dall'altro la possibilità di essere geograficamente indipendenti per i dipendenti.

Per gestire con successo il tuo team a distanza, tuttavia, dovrai creare un piano e delle strategie, e in questo articolo ti mostreremo esattamente come. Ma prima di tutto, dobbiamo verificare se la tua azienda è pronta per lo smart working e per le sfide che i tuoi dipendenti potrebbero dover affrontare.

La tua azienda è pronta per lavorare da casa?

Ci sono diversi segnali che indicano se la tua azienda e i tuoi collaboratori sono pronti allo smart working:

• La tua azienda è già in gran parte attiva online, i documenti vengono memorizzati e condivisi nel cloud

• Trovare lavoratori qualificati nelle vicinanze è difficile

• I tuoi dipendenti ti avevano già chiesto se potevano lavorare da casa già prima della pandemia

• Hai già dei collaboratori che lavorano fuori sede

• I tuoi uffici sono troppo piccoli/non più adatti

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Gli strumenti per gestire il tuo team a distanza

Gestire con successo il proprio team di e-Commerce a distanza è possibile se si utilizzano gli strumenti giusti e le giuste strategie. In questo modo la produttività rimarrà elevata, e i compiti verranno completati nei tempi previsti.

Riunioni (videoconferenze)

Le riunioni dovranno comunque proseguire anche se il tuo team lavora da casa. E anche se possono essere un po' più difficili da organizzare, è possibile utilizzare le videoconferenze per rendere la comunicazione più fluida.

Quando scegli un tool per le videoconferenze, cerca di trovarne uno che non sia solo affidabile e che abbia una buona risoluzione dello schermo (per un video più nitido), ma anche che sia dotato di funzioni extra come la capacità di registrazione e la condivisione dello schermo.

Zoom a esempio offre la possibilità di registrare la videoconferenza, permettendoti di inviarla anche a chi non ha potuto partecipare al meeting. Inoltre, se la invii anche a chi ha partecipato faciliti al tuo team di concentrarsi durante la chiamata, senza che debbano prendere appunti.

Ma scegliere il giusto tool non basta, anche l'organizzazione deve essere pensata per tempo. Se il tuo team lavora su territorio locale non dovrebbe essere difficile scegliere un orario. Se, d'altra parte, ora stai assumendo lavoratori a distanza da altri paesi, dovrai trovare un orario che si adatti a tutti.

È anche consigliabile pianificare un'agenda in anticipo in modo da non far perdere tempo a nessuno. Sappi sempre i punti chiave del meeting, chi sono i partecipanti e chi dirà cosa.

Vale anche la pena sottolineare che le riunioni virtuali possono far sentire le persone un po' a disagio all'inizio perché sono diverse da quelle a cui siamo abituati. Ecco perché è una buona idea iniziare con un rompighiaccio che aiuta le persone a rilassarsi e a sentirsi a proprio agio, specialmente se si hanno nuove aggiunte al proprio team.

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Project Management

Alcuni componenti del tuo team preferiscono lavorare al mattino, altri sono più produttivi il pomeriggio. Per questo motivo, tenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda potrebbe essere difficile.

Il modo migliore per gestire i progetti con i lavoratori a distanza è tramite un software di gestione dei progetti. Strumenti come Asana facilitano la collaborazione su un progetto comune, permettendo di condividere documenti e assegnare compiti.

Comunicazione

La comunicazione rimane la base del successo di qualsiasi attività di e-Commerce. Con degli strumenti di comunicazione i membri del tuo team possono condividere idee e documenti tra loro, mandarsi messaggi istantanei ed in generale rimanere connessi per completare con successo i progetti.

In definitiva, la tecnologia della comunicazione assicura che, anche se i membri del tuo team non lavorano più fianco a fianco, le attività vengano comunque eseguite rapidamente, le informazioni vengano condivise e i problemi risolti il prima possibile.

Monday.com e la posta elettronica sono esempi di strumenti di comunicazione validi, completi e ricchi di funzionalità.

Strumenti per la gestione del tempo

La chiave del successo di qualsiasi progetto è la gestione del tempo. Sicuramente non vorrai che il tuo team che lavora da casa rimanga indietro e che i progetti aziendali ne risentano.

Gli strumenti per la gestione del tempo consentono di risparmiare tempo aumentando l'efficienza e la produttività e garantendo che il lavoro venga consegnato in tempo.

Tra i migliori strumenti attualmente sul mercato vi sono Trello, Toggl e Zapier. Toggl si distingue in particolare grazie al suo strumento di reporting per la gestione del tempo, mentre Trello offre ai tuoi dipendenti una panoramica visiva tramite una board comune dello stand dei progetti e delle deadline.

Le sfide che si presentano quando si lavora da casa

L'idea che il tuo team di e-Commerce lavori a distanza potrebbe sembrarti allettante, ma ci sono anche sfide di cui tenere conto che possono causare un calo delle prestazioni.

Ritardi nella comunicazione

Se si è in ufficio è facile porre domande ai colleghi in stanza (o in ufficio) e scoprire informazioni importanti. Se il tuo team lavora da casa e un membro del team invia domande via e-mail, il tempo necessario per ottenere una risposta può essere più lungo. Cosa succede se il membro del team A decide di pranzare ad un orario diverso da quello del team B e non è online per qualche ora? Questo può causare frustrazioni e attrito negli ambienti di lavoro virtuali.

Molte distrazioni

Le distrazioni possono esserci anche in ufficio, ma a casa si può tendere a distrarsi di più: i bambini, il cane, la lavatrice, eccetera.

Anche se le distrazioni sono spesso non pianificate, possono presentarsi come tentazioni difficili da ignorare.

Nessuna supervisione

Non tutti i dipendenti hanno bisogno di una supervisione per lavorare, ogni singolo dipendente ha esigenze e modi di lavorare diversi. Se un membro del team è abituato alla supervisione (e all'interazione) costante, la sua gestione del tempo e la sua produttività potrebbero diminuire e lo stress potrebbe prendere il sopravvento.

Isolamento e solitudine

Specialmente per chi abita a casa da solo è facile sentire la solitudine, soprattutto se si era stati abituati ad incontrare i propri colleghi ogni giorno.

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Vuoi approfondire il tema dello smart working? Scopri tutto ciò che c'e da sapere nella nostra guida:

La guida allo smart working: come lavorare efficacemente da casa

Conclusione

Lo smart working non si adatta ad ogni tipo di attività ma dovrebbe per l'e-Commerce. È importante che tu sia consapevole delle sfide, ma, come abbiamo visto, ci sono strategie e strumenti che puoi usare e implementare per superarle.

Se ci riesci, la gestione del tuo team da casa ti darà più libertà e ti aiuterà a far crescere il tuo business.

Prima che te ne vada: la tua attività è stata colpita dalla pandemia? In questa check-list abbiamo raccolto alcuni consigli utili a risollevarti. Scaricala ora gratuitamente:

Articolo in lingua originale: Sustainable Strategies for Managing Your E‑commerce Team Remotely