Videoconferenze: scopri con noi come organizzarle

Lo smart working è diventato una pratica comune in molti paesi, al fine di ridurre il rischio di contagio del Coronavirus e per garantire la salute e il benessere dei dipendenti. Uno dei più importanti canali di comunicazione a determinare la produttività di un'azienda è la videoconferenza. Ma lo stai facendo in modo efficiente? Quali sono gli strumenti utili per una buona videoconferenza? Scoprilo continuando a leggere.

Distrazioni, divulgazioni, guasti tecnici: questi sono alcuni dei fattori di disturbo che possono incorre durante una videoconferenza. In questo articolo ti daremo alcuni consigli per rendere i tuoi incontri virtuali il più produttivo possibile durante queste settimane di reclusione.

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Prima della riunione...

Non rimanere in pigiama

Nonostante la tentazione possa essere forte, il nostro primo consiglio è quello di vestirti come se andassi a lavoro. Mettiti la camicia o il vestito che ti piace di più (tenere le pantofole è permesso!) e potrai notare un cambiamento.

Si tratta di un effetto psicologico che ci spinge ad essere più efficienti e aiuta a trasmettere professionalità durante le videoconferenze. Avere un aspetto professionale è particolarmente importante se i nostri interlocutori sono nuovi clienti o partner.

Scegli un ambiente di lavoro piacevole

E a proposito di aspetto professionale, è molto importante scegliere uno spazio di lavoro il più ordinato possibile e ben illuminato. Se gli altri partecipanti ti vedono bene e tu eviti di distrarti, la videoconferenza sarà più piacevole ed efficace.

Allo stesso modo, posizionare il monitor su una superficie piana stabile è essenziale per rendere la riunione piacevole per tutti.

Evita rumori e interruzioni

Informa la tua famiglia, il partner, i figli o i coinquilini che parteciperai ad un incontro virtuale e che avrai bisogno di silenzio assoluto.

Metti il cellulare in silenzioso (o spegnilo direttamente) e disattiva le notifiche delle applicazioni sul tuo computer, in modo da non distrarre te o i partecipanti durante la videoconferenza.

Assicurati che tutto funzioni

Indipendentemente dallo strumento utilizzato per effettuare la videochiamata, che si tratti di Slack, GotoMeeting o Zoom, assicurati che tutto funzioni correttamente e che sia pronto in tempo. In particolare munisciti di:

• una buona connessione a Internet (se possibile connetti il computer con il cavo, il WiFi a volte può dare problemi)

• una webcam, un microfono, delle cuffie (assicurati che tutti possano vederti e sentirti) o

• il materiale o i documenti necessari (ad esempio una presentazione Power Point)

Un altro punto importante: sii puntale. Non c'è niente di più fastidioso che presentarsi ad una riunione in orario e iniziare 15 minuti dopo perché qualcuno ha avuto problemi tecnici, è in ritardo, ecc.

Esegui quindi delle prove tecniche prima dell'inizio di una videoconferenza. In questo modo è possibile garantire che non ci siano interruzioni e che la riunione si svolga in modo efficace e che gli obiettivi proposti siano raggiunti.

Limita il numero di partecipanti

In qualità di organizzatore della videoconferenza, dovresti porti la seguente domanda: quali membri del team sono indispensabili per questo specifico incontro virtuale?

È importante invitare solo i partecipanti che hanno davvero voce in capitolo nell'argomento dell'incontro. Invitando più persone del necessario si corre il rischio che l'obiettivo della riunione non sia raggiunto in tempo o non venga raggiunto proprio.

In generale, meno partecipanti ci sono, meglio è. Invitare troppe persone porta a risultati meno chiari e richiede molto tempo. Lo stesso argomento viene discusso più e più volte, non si raggiunge una soluzione e sorgono conflitti.

Prima e durante l'incontro...

Avere un moderatore è qualcosa che potrebbe sembrare scontato ma che vale comunque la pena di ricordare. Di solito il moderatore dovrebbe essere la persona che organizza la videoconferenza. Colui o colei deve tenere le redini del discorso.

Un moderatore è importante per evitare che alcuni partecipanti sforino il tempo in cui possono parlare (non dando così il tempo a tutti) o che una conversazione si trasformi rapidamente in un conflitto, è essenziale che qualcuno moderi l'incontro. 

Preparazione dei punti da discutere

Affinché ogni partecipante possa essere informato sugli argomenti da discutere durante l'incontro, è consigliabile stabilire un ordine del giorno prima dell'incontro e comunicarlo a tutti i partecipanti via e-mail.

Se sei l'organizzatore della videoconferenza, potresti, ad esempio, creare una presentazione su Google Drive e dare accesso al documento a tutti i partecipanti. In questo modo, ogni membro del team avrà la possibilità di inserire le proprie idee, risultati o domande nella propria sezione e, inoltre, se la presentazione viene condivisa durante l'incontro, tutti i partecipanti avranno una visione chiara degli argomenti trattati.

Suggerimento: quando inserisci le tue idee nella presentazione, cerca di essere breve e conciso. Elenca i punti che vuoi discutere con parole chiave, evita di scrivere testi lunghi. Se necessario, utilizza delle immagini. Questo renderà l'incontro più piacevole ed eviterà che i partecipanti perdano il filo del discorso.

È anche molto importante praticare l'ascolto attivo e prestare attenzione a ciò che viene detto per evitare di perdere informazioni preziose.

Un altro modo per promuovere incontri agili è quello di stabilire dei blocchi di tempo durante l'incontro. Questo ci porta alla prossima sezione.

Durata della riunione

Sia chiaro, a nessuno piace partecipare a un incontro che dura più di un'ora. Se una videoconferenza dura troppo, il livello di concentrazione e la capacità di trattenere le informazioni è a dir poco basso.

Idealmente, la riunione virtuale non dovrebbe durare più di un'ora. Come per i partecipanti, più breve è la videochiamata, meglio è, purché si faccia buon uso del tempo a disposizione per trattare tutti gli argomenti.

Definire chiari blocchi di tempo aiuta a promuovere incontri agili. In una riunione di un'ora si possono dividere i blocchi di tempo come segue:

• Primi 10 minuti → spiegare il tema dell'incontro

• Nei 40 minuti successivi → ogni partecipante ha 5-10 minuti per contribuire con le proprie idee e/o porre domande

• Ultimi 10 minuti → si fa un punto della situazione e si distribuiscono i compiti

Avere dei chiari blocchi aiuta a sfruttare il tempo in modo efficiente ed efficace. Usa i tuoi minuti per andare dritti al punto e trovare una soluzione il più rapidamente possibile. Questo è l'unico modo per rendere l'incontro sopportabile e interessante.

Se vuoi parlare di altre questioni che non sono legate all'argomento dell'incontro, un consiglio è quello di organizzare un "coffee meeting" separato con i tuoi colleghi. Questo è un buon modo per scollegare la mente dal lavoro e per rimanere in contatto con i colleghi anche lavorando da casa.

Dopo l'incontro...

Condividere i risultati con tutti i partecipanti

Una volta raccolte le decisioni importanti prese durante l'incontro, è consigliabile comunicarlo nuovamente per e-mail ai partecipanti per avere una visione d'insieme di chi svolgerà X il compito ed evitare così malintesi.

Non dimenticare di leggere il nostro articolo su come lavorare efficacemente da casa!

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