Videoconferenze: scopri con noi come organizzarle

monitor mostra quattro persone che partecipano ad una videoconferenza

Lo smart working è diventato una pratica comune in molti paesi, al fine di ridurre il rischio di contagio del Coronavirus e per garantire la salute e il benessere dei dipendenti. Uno dei più importanti canali di comunicazione a determinare la produttività di un'azienda è la videoconferenza. Ma lo stai facendo in modo efficiente? Quali sono gli strumenti utili per una buona videoconferenza? Scoprilo continuando a leggere.

blogTitle-Remote_Meeting-1v0002-w680h280

Distrazioni, divulgazioni, guasti tecnici: questi sono alcuni dei fattori di disturbo che possono incorre durante una videoconferenza. In questo articolo ti daremo alcuni consigli per rendere i tuoi incontri virtuali il più produttivo possibile durante queste settimane di reclusione.

Se sei alla ricerca di consigli per lavorare da casa in modo efficiente e senza distrazioni, questo articolo potrebbe interessarti: 

La guida allo smart working: come lavorare efficacemente da casa

Prima della riunione...

Non rimanere in pigiama

Nonostante la tentazione possa essere forte, il nostro primo consiglio è quello di vestirti come se andassi a lavoro. Mettiti la camicia o il vestito che ti piace di più (tenere le pantofole è permesso!) e potrai notare un cambiamento.

Si tratta di un effetto psicologico che ci spinge ad essere più efficienti e aiuta a trasmettere professionalità durante le videoconferenze. Avere un aspetto professionale è particolarmente importante se i nostri interlocutori sono nuovi clienti o partner.

Scegli un ambiente di lavoro piacevole

E a proposito di aspetto professionale, è molto importante scegliere uno spazio di lavoro il più ordinato possibile e ben illuminato. Se gli altri partecipanti ti vedono bene e tu eviti di distrarti, la videoconferenza sarà più piacevole ed efficace.

Allo stesso modo, posizionare il monitor su una superficie piana stabile è essenziale per rendere la riunione piacevole per tutti.

Evita rumori e interruzioni

Informa la tua famiglia, il partner, i figli o i coinquilini che parteciperai ad un incontro virtuale e che avrai bisogno di silenzio assoluto.

Metti il cellulare in silenzioso (o spegnilo direttamente) e disattiva le notifiche delle applicazioni sul tuo computer, in modo da non distrarre te o i partecipanti durante la videoconferenza.

Assicurati che tutto funzioni

Indipendentemente dallo strumento utilizzato per effettuare la videochiamata, che si tratti di SlackGotoMeeting o Zoom, assicurati che tutto funzioni correttamente e che sia pronto in tempo. In particolare munisciti di:

  • una buona connessione a Internet (se possibile connetti il computer con il cavo, il WiFi a volte può dare problemi)

  • una webcam, un microfono, delle cuffie (assicurati che tutti possano vederti e sentirti) o

  • il materiale o i documenti necessari (ad esempio una presentazione Power Point)

Un altro punto importante: sii puntale. Non c'è niente di più fastidioso che presentarsi ad una riunione in orario e iniziare 15 minuti dopo perché qualcuno ha avuto problemi tecnici, è in ritardo, ecc.

problemas técnicos

Esegui quindi delle prove tecniche prima dell'inizio di una videoconferenza. In questo modo è possibile garantire che non ci siano interruzioni e che la riunione si svolga in modo efficace e che gli obiettivi proposti siano raggiunti.

Limita il numero di partecipanti

In qualità di organizzatore della videoconferenza, dovresti porti la seguente domanda: quali membri del team sono indispensabili per questo specifico incontro virtuale?

È importante invitare solo i partecipanti che hanno davvero voce in capitolo nell'argomento dell'incontro. Invitando più persone del necessario si corre il rischio che l'obiettivo della riunione non sia raggiunto in tempo o non venga raggiunto proprio.

In generale, meno partecipanti ci sono, meglio è. Invitare troppe persone porta a risultati meno chiari e richiede molto tempo. Lo stesso argomento viene discusso più e più volte, non si raggiunge una soluzione e sorgono conflitti.

 

Prima e durante l'incontro...

Avere un moderatore è qualcosa che potrebbe sembrare scontato ma che vale comunque la pena di ricordare. Di solito il moderatore dovrebbe essere la persona che organizza la videoconferenza. Colui o colei deve tenere le redini del discorso.

Un moderatore è importante per evitare che alcuni partecipanti sforino il tempo in cui possono parlare (non dando così il tempo a tutti) o che una conversazione si trasformi rapidamente in un conflitto, è essenziale che qualcuno moderi l'incontro. 

Preparazione dei punti da discutere

Affinché ogni partecipante possa essere informato sugli argomenti da discutere durante l'incontro, è consigliabile stabilire un ordine del giorno prima dell'incontro e comunicarlo a tutti i partecipanti via e-mail.

Se sei l'organizzatore della videoconferenza, potresti, ad esempio, creare una presentazione su Google Drive e dare accesso al documento a tutti i partecipanti. In questo modo, ogni membro del team avrà la possibilità di inserire le proprie idee, risultati o domande nella propria sezione e, inoltre, se la presentazione viene condivisa durante l'incontro, tutti i partecipanti avranno una visione chiara degli argomenti trattati.

Suggerimento: quando inserisci le tue idee nella presentazione, cerca di essere breve e conciso. Elenca i punti che vuoi discutere con parole chiave, evita di scrivere testi lunghi. Se necessario, utilizza delle immagini. Questo renderà l'incontro più piacevole ed eviterà che i partecipanti perdano il filo del discorso.

È anche molto importante praticare l'ascolto attivo e prestare attenzione a ciò che viene detto per evitare di perdere informazioni preziose.

reunión virtual

Un altro modo per promuovere incontri agili è quello di stabilire dei blocchi di tempo durante l'incontro. Questo ci porta alla prossima sezione.

Durata della riunione

Sia chiaro, a nessuno piace partecipare a un incontro che dura più di un'ora. Se una videoconferenza dura troppo, il livello di concentrazione e la capacità di trattenere le informazioni è a dir poco basso.

Idealmente, la riunione virtuale non dovrebbe durare più di un'ora. Come per i partecipanti, più breve è la videochiamata, meglio è, purché si faccia buon uso del tempo a disposizione per trattare tutti gli argomenti.

Definire chiari blocchi di tempo aiuta a promuovere incontri agili. In una riunione di un'ora si possono dividere i blocchi di tempo come segue:

  • Primi 10 minuti → spiegare il tema dell'incontro

  • Nei 40 minuti successivi → ogni partecipante ha 5-10 minuti per contribuire con le proprie idee e/o porre domande

  • Ultimi 10 minuti → si fa un punto della situazione e si distribuiscono i compiti

Avere dei chiari blocchi aiuta a sfruttare il tempo in modo efficiente ed efficace. Usa i tuoi minuti per andare dritti al punto e trovare una soluzione il più rapidamente possibile. Questo è l'unico modo per rendere l'incontro sopportabile e interessante.

Se vuoi parlare di altre questioni che non sono legate all'argomento dell'incontro, un consiglio è quello di organizzare un "coffee meeting" separato con i tuoi colleghi. Questo è un buon modo per scollegare la mente dal lavoro e per rimanere in contatto con i colleghi anche lavorando da casa.

Dopo l'incontro...

Condividere i risultati con tutti i partecipanti

Una volta raccolte le decisioni importanti prese durante l'incontro, è consigliabile comunicarlo nuovamente per e-mail ai partecipanti per avere una visione d'insieme di chi svolgerà X il compito ed evitare così malintesi.

Non dimenticare di leggere il nostro articolo su come lavorare efficacemente da casa!

º   º   º

Il Coronavirus rappresenta una grande sfida per tutte le aziende. Naturalmente dipende dal settore, ma per molti negozi online questa situazione offre una grande opportunità. Il team di Trusted Shops sarà lieto di consigliarti e assisterti in questo momento critico, non esitare a contattarci!

Contattaci

02/04/2020
Select Country: