Aumentare la produttività al lavoro: 13 consigli pratici

La capacità di essere produttivi è soggettiva. Ci sono persone a cui viene naturale essere produttive sempre al 100% e persone a cui risulta più difficile. Che tu faccia parte di un gruppo o dell'altro c'é sempre margine di miglioramento. In questo articolo abbiamo raccolto 13 consigli pratici che puoi iniziare ad adottare da subito per migliorare la tua produttività e avere migliori risultati in ambito lavorativo.

Essere produttivi in modo proficuo non significa solamente portare a termine tutti gli obiettivi nella nostra lista delle cose da fare ma anche evitare di arrivare senza forze a fine giornata. In questo articolo abbiamo raccolto 13 consigli.

1. Come creare una lista delle cose da fare efficace

Sappiamo quanto efficace sia avere una lista delle cose da fare. Ti aiuta a visualizzare le cose da fare, a non dimenticarne alcune durante lo svolgimento della giornata e ti aiuta a capire quali compiti hanno la priorità.

Anche se buttare giù una serie di punti per visualizzare le tue task può sembrare semplice, il modo in cui vengono visualizzati questi compiti può effettivamente influenzare la tua voglia di portarli a termine.

Quando sai che il focus della tua giornata sarà un progetto di grandi dimensioni, per esempio preparare una presentazione che poi dovrai esporre davanti ad altri, scrivere nella tua lista "preparare presentazione" non ti è utile. Non è un modo efficace per visualizzare il compito, non ti da un senso di quanti step, e di conseguenza quanto tempo, esso richiede e può creare una sensazione di sovraccarico.

Un modo migliore per visualizzare un compito di grandi dimensioni è dividerlo in diverse parti, questo ti darà un'idea di quanto tempo ti serve e ti aiuterà a visualizzare il punto di partenza. Inoltre, quando hai davanti una serie di task minori, man mano che le completi puoi spuntarle dalla lista, questo ti farà sentire immediatamente più produttivo e aumenterà la fiducia in te stesso.

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2. Come organizzare una lista delle cose da fare 

Un lato negativo di avere una lista delle cose da fare è il rischio di mischiare le task che hanno la priorità o che richiedono più tempo con altre di importanza minore. Una volta scritta la nostra lista delle cose da fare possiamo visualizzare la natura dei vari compiti da portare a termine.

Inizia con l'evidenziare i compiti pressanti che non richiedono molto tempo, per esempio: hai una mail che richiede una risposta urgente? Rispondere a una mail non richiede ore quindi potresti considerare questa task come una delle prime della giornata.

Un secondo passo nell'organizzare la nostra lista è riconoscere cosa ha la priorità ma richiederà più tempo delle mansioni minori menzionate prima, in poche parole il compito di cui abbiamo parlato nel primo punto, quello che poi andremo a dividere in step. 

L'ultimo passo da compiere per avere una lista ben organizzata è individuare tutte quelle attività che non sono una priorità. Queste saranno il tuo trucco per non incartarti durante i compiti più ostici. Supponiamo che tu debba preparare un discorso per una presentazione e non sai come andare avanti. Invece di bloccarti e fissare il testo nella speranza che ti venga il colpo di genio, prova a spostare la tua attenzione per un po' a un altra task, per esempio, se devi organizzare un meeting online con dei colleghi potresti inviare l'invito e poi continuare a scrivere il tuo discorso.

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3. La lista delle distrazioni: perché averla

Abbiamo parlato dell'importanza di avere una lista delle cose da fare chiara e il modo in cui dovremmo scriverla. Ma è comunque naturale, durante il corso della giornata, cedere in tentazione delle distrazioni, dopotutto non siamo delle macchine. Quindi esiste un modo per evitare le distrazioni?

La risposta è sì ma il modo per farlo può venir giudicato inconsueto. Quando stai lavorando e vieni distratto da un pensiero non attinente a quello che stai facendo, al posto di cercare di reprimerlo, scrivilo in una lista. In poche parole, crea una lista delle distrazioni.

In questo modo ti sembrerà di aver concesso attenzione alla distrazione e ti permetterà di non dimenticarla alla fine della giornata, così se essa richiede la tua attenzione puoi essere certo/a di non lasciarla incompiuta.

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4. Le pause sono necessarie

Come abbiamo menzionato all'inizio noi non siamo macchine, non abbiamo fisicamente la capacità di lavorare ore di fila senza stancarci o senza necessitare di una pausa. 

Fare delle pause aiuta a rinfrescare e riposare la mente e a farci sentire più produttivi una volta tornati al lavoro. Ci sono vari metodi per recuperare le energie durante il giorno: potresti fare una breve pausa e uscire a prendere una boccata d'aria, fare uno spuntino, bere un caffè o fare una chiaccherata con un/a collega.

5. Crea uno spazio accogliente e ordinato

Guardando la realtà dei fatti, il nostro luogo di lavoro è dove passiamo la maggior parte del nostro tempo durante il giorno. Che tu lavori da casa o in ufficio, avere uno spazio accogliente e che ti faccia sentire a tuo agio aumenta la voglia di essere produttivi.

Un altro aspetto importante dell'ambiente dove lavori è l'ordine. Avere uno spazio pulito e in ordine dà una sensazione di organizzazione che andrà a rispecchiarsi nella mentalità con la quale affronti la giornata lavorativa.

L'ordine non è solamente utile nello spazio fisico ma anche in quello virtuale. Avere un desktop e i tuoi documenti organizzati in modo efficiente ti aiuta a velocizzare i tuoi compiti evitando di sprecare tempo alla ricerca di file perduti nell'etere del tuo computer.

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6. Impara a gestire la tua energia

Imparare a gestire il proprio tempo e la propria energia sono due skill di pari importanza. All'inizio della giornata siamo più attivi e quindi ha senso concentrarsi sulle task più ostiche, man mano che la giornata va avanti e siamo più stanchi è bene rivolgere la nostra attenzione ai compiti che richiedono meno energia.

Essere produttivi non si basa solamente sul numero di ore a disposizione per portare a termine un progetto ma si basa soprattutto su quanto fresca è la nostra mente. Potresti fare una pausa come abbiamo detto nel punto 4 oppure potresti adottare uno dei tanti metodi studiati come il metodo pomodoro.

Il metodo pomodoro ci consiglia di dividere la nostra giornata il blocchi da 25 minuti, la regola è che passati quei 25 minuti dobbiamo concederci 5 minuti di pausa.

7. Fatti aiutare dalle app per evitare le distrazioni 

Ci sono diversi metodi per evitare le distrazioni. Con distrazioni indichiamo tutte quelle attività che non ti aiutano nel tuo lavoro oppure che possono essere fatte in un secondo momento.

Cerca di evitare meeting inutili, di posporre la risposta a mail che non sono urgenti e naturalmente evitare di guardare il tuo cellulare. Per evitare le distrazioni derivanti dai nostri cellulari ci sono alcune app ci possono aiutare, qui te ne elenchiamo alcune:

• Focus (iOS) - gratis

  Questa non è un'app ma una funzione ed è stata introdotta recentemente da Apple. Serve a silenziare le applicazioni che possono essere una distrazione durante le varie attività della tua routine. Focus mette a disposizione vari bottoni che tu puoi personalizzare in base alle tue esigenze. Per esempio se mentre lavori non vuoi essere disturbato dalle notifiche dei social allora potresti chiamare un bottone "Lavoro" e poi selezionare le app che vuoi silenziare, per esempio Instagram, Facebook, Twitter etc. È gratis e molto intuitiva.

• Forest (iOS/android) - 4,99€ su iOS/gratis per android

  Questa applicazione si basa sul metodo pomodoro e lo fa diventare come un gioco per aiutare gli utenti a completare le proprie task. Praticamente prima di metterti al lavoro dovrai entrare nell'app, attivare un timer e piantare un seme virtuale. Da quel momento in poi un albero inizierà a crescere del tuo schermo ma ogni volta che prenderei in mano il cellulare per controllare altre app l'albero morirà. Se invece riesci a non prendere in mano il cellulare per tutta la durata del timer, alla fine avrai un albero bello e rigoglioso come frutto del tuo lavoro.

• Productivity challenge timer (iOS/android) - gratis

  Questa applicazione si basa anch'essa sulla gamification del metodo pomodoro. Una particolarità di quest'app è che una volta stabilito quanto tempo tu vuoi lavorare, la sessione inizia e non puoi metterla in pausa. Il tempo minimo per sessione è di 10 minuti.

8. Semplificati il lavoro

Avere un e-Commerce non è facile e ci sono molte cose da tenere a mente. Il social media marketing è una di quelle cose che sono facili a dirsi e difficili a farsi. C'é però una soluzione, per semplificarti la vita potresti usare uno strumento di programmazione dei post. Abbiamo già un articolo a riguardo che ti invito a leggere cliccando il link qui sotto

😀 Lettura consigliata: 5 strumenti per pianificare i tuoi post sui social e 7 consigli

9. Pianifica i contrattempi

Capita a tutti di fare il passo più lungo della gamba e di prenderci troppi impegni. Ti consigliamo di tenere conto di eventuali contrattempi che potresti incontrare durante la giornata. Pensa e impara dalle esperienze passate. Hai un meeting settimanale che puntualmente ti richiede 10 minuti in più? Allora è il caso di non organizzare un altro meeting subito dopo quello.

Non sovraccaricarti di impegni uno dietro l'altro, calcola sempre del tempo extra per ogni tuo impegno così se sarai colto di sorpresa da un contrattempo avrai ancora tempo per il resto delle tue task.

10. Il principio di Pareto

Il principio di Pareto, anche noto come la regola del 80/20, afferma che, in qualsiasi attività, l'80% dei risultati deriva dal 20% degli sforzi.

In poche parole, se applichiamo questa regola alla vita quotidiana, vuol dire che dobbiamo identificare su quelle attività che costituiscono il 20% - che portano più risultati - e ridurre o eliminare quelle meno proficue per trovare più tempo per le cose che hanno un impatto maggiore.

11. Impara a conoscerti

Possiamo darti tutti i consigli del mondo per essere più produttivo/a ma il vero trucco per essere produttivi è conoscere il metodo che fa per te. Ognuno è unico nel suo genere quindi se, per esempio, sai che sei più produttivo/a quando concentri su una task per 2 ore invece che fare pause ogni 25 minuti allora non dovresti sprecare tempo a provare il metodo pomodoro. 

12. Semplifica la comunicazione

In qualsiasi tipo di comunicazione, che siano mail o meeting, cerca di avere in testa uno schema di cosa vuoi parlare, come un'agenda del giorno. Così facendo seguirai mentalmente la tua scaletta rendendo la comunicazione tra te e i tuoi colleghi più veloce ed efficiente e comunque, se vorrai chiaccherare con i tuoi colleghi di questioni non lavorative ti ricordiamo che è sempre utile fare delle pause.

13. Mens sana in corpore sano

Essere produttivi non è solo una questione di organizzazione o evitare distrazioni. Possiamo essere produttivi solamente dopo che ci prendiamo cura di noi stessi. Mens sana in corpore sano è una locuzione latina che si traduce con mente sana in corpo sano, in poche parole solamente dopo esserci presi cura di noi stessi avremo l'energia necessaria per iniziare a lavorare mentalmente. Modi per prenderci cura di noi stessi sono: dormire abbastanza, mangiare abbastanza e nel modo corretto, nutrire i nostri interessi personali e muovere il nostro corpo.

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Conclusione

Abbiamo visto assieme 13 consigli utili per migliorare la produttività, se questo articolo ti è piaciuto e vuoi stare sempre al passo con le novità sull'e-Commerce, iscriviti alla nostra newsletter!