WhatsApp Business: la guida aggiornata e completa

**Articolo aggiornato il 27/06/2023**

WhatsApp Business nasce con lo scopo di sfruttare la messaggistica istantanea per migliorare la qualità dei servizi delle PMI: con questa versione dell'app, le aziende possono comunicare in modo più efficiente con i loro clienti. Ma come funziona WhatsApp Business e a corsa serve? In questo articolo risponderemo a queste domande e ti mostreremo come scaricare, installare e configurare un account business su WhatsApp al meglio.

Conosciamo tutti WhatsApp, l'applicazione di messaggistica che permette di rimanere in contatto con amici e familiari. Dal 2018, WhatsApp può essere utilizzata anche per rimanere in contatto con i propri clienti e, ad oggi, il numero di utenti WhatsApp che interagiscono tramite WhatsApp Business in tutto il mondo arriva a più di 1,2 miliardi.

L'azienda facente parte del gruppo Meta ha rilasciato una versione speciale specificamente progettata per le piccole e medie imprese, chiamata WhatsApp Business. Tramite questa app i clienti possono vedere il tuo catalogo, contattarti in maniera rapida e acquistare i tuoi prodotti.

Nel Dicembre 2020 WhatsApp ha lanciato anche la funzione carrello, che permette ai clienti di effettuare ordini direttamente sulla chat. Con quest'ultima funzione, WhatsApp si sta trasformando da un semplice canale di comunicazione a un vero e proprio canale di vendita online.

Salta direttamente alla sezione di tuo interesse:

INDICE

1. Cosa è WhatsApp Business?
2. Come funziona?
    a. Come impostare i messaggi automatici
    b. Come creare e gestire un catalogo su WhatsApp Business
5. Come attivare WhatsApp Business
6. Come usare WhatsApp Business su pc
7. Come permettere ai tuoi clienti di contattarti tramite WhatsApp Business
FAQ su WhatsApp Business

Cosa è WhatsApp Business?

WhatsApp Business è un'applicazione gratuita per Android e iPhone, e ha lo scopo di facilitare l'interazione tra azienda e clientela.

L'app mette a disposizione strumenti che permettono di automatizzare, organizzare e rispondere velocemente ai messaggi. Gli esercenti possono usare WhatsApp Business per fare tutto ciò che sono soliti fare, perché l'app è stata pensata per funzionare esattamente come WhatsApp Messenger e offrire la stessa esperienza di utilizzo.

Quanto costa WhatsApp Business?

WhatsApp Business è gratuito.

 A cosa serve WhatsApp Business?

Ben il 61% degli acquirenti preferisce scrivere a un'azienda piuttosto che chiamarla, e il 59% predilige chattare anziché scrivere e-mail.

Ai clienti piace chattare con le loro aziende preferite su WhatsApp. Tuttavia, poiché può essere molto laborioso dover scambiare diversi messaggi e foto per ottenere informazioni sui prodotti, è stata sviluppata la nuova funzione del catalogo degli acquisti.

Con WhatsApp Business puoi condividere informazioni sui tuoi prodotti e servizi con i tuoi clienti in modo più facile.

I cataloghi funzionano da vetrine mobili, nelle quali le aziende possono mostrare i loro prodotti. I clienti interessati possono semplicemente sfogliarli e scoprire facilmente cosa vogliono acquistare.

In passato, le aziende dovevano inviare le foto dei prodotti e le stesse informazioni più e più volte singolarmente. Ora i clienti possono visualizzare il catalogo completo direttamente all'interno di WhatsApp. Questo toglie ai venditori una mole grande di lavoro e, contemporaneamente, dà loro un aspetto più professionale.

L'applicazione WhatsApp Business può essere utilizzata dai commercianti online come canale di comunicazione verso i proprio clienti in aggiunta o al posto di un negozio online. I venditori hanno infatti la possibilità di coinvolgere i loro clienti in chat senza doverli indirizzare verso il sito online.

La funzione carrello

WhatsApp Business permette agli utenti di effettuare ordini direttamente nella chat.

Soprattutto per le attività il cui catalogo contiene più di un prodotto, questa funzione si rivela molto utile. Gli utenti possono sfogliare i prodotti nel catalogo e aggiungerli al carrello con un semplice clic e infine inviare l'ordine tramite messaggio all'azienda.

La funzione carrello è attiva in Italia e nel resto del mondo da Dicembre 2020.

I vantaggi e gli svantaggi di WhatsApp Business per il tuo negozio

Prima di iniziare a sfruttare questa app di messaggistica per il tuo negozio è importante conoscere i pro e i contro.

I vantaggi:

• crea un rapporto più personale con la tua clientela e aumenti la fidelizzazione

• imposta le risposte rapide per le domande più frequenti

• permette una comunicazione veloce con i clienti

• puoi fornire assistenza pre o post vendita

• non hai bisogno di avere un negozio online

• è gratis ed è semplice da usare

🏪 Lettura consigliata: Aprire un negozio online, tutto ciò che devi sapere

Gli svantaggi:

• i clienti si aspettano una riposta veloce. Non puoi permetterti di ignorare un messaggio o di lasciar passare molto tempo prima di rispondere

• non puoi personalizzare i messaggi preimpostati con i nomi dei destinatari

• l'invio dei messaggi non può essere programmato con anticipo

• l'account è personale, il che significa che la chat non può essere gestita da più collaboratori contemporaneamente

• non puoi inviare messaggi promozionali, altrimenti rischi che il tuo account venga bloccato

Ciò nonostante, le recensioni di chi ha scaricato e sta usando l'app sono positive, con una media di 4,3 stelle su 5 su Google Play e 4,7 sull'App Store.

Come funziona WhatsApp Business?

WhastApp Business offre diverse caratteristiche volte a facilitare il lavoro delle imprese, vediamole insieme:

1. Crea un account per presentare la tua azienda

Qui puoi inserire informazioni come il nome del tuo negozio, gli orari di apertura, l'indirizzo (del negozio fisico o del sito internet), e un breve messaggio di presentazione.

Nel seguente video scopri come creare un profilo su WhatsApp Business step by step.

2. Imposta i messaggi predefiniti

Per facilitarti il compito e accelerare la comunicazione, puoi impostare diversi messaggi predefiniti. Ad esempio puoi creare un messaggio di benvenuto, un messaggio di assenza e le risposte rapide per le domande più frequenti. Nel prossimo capitolo ti mostriamo come impostare i messaggi.

3. Contrassegna le conversazioni con etichette

Puoi contrassegnare le conversazioni con etichette di vari colori per etichettare la conversazione in base alla tematica e riconoscerne subito l'argomento, velocizzando e facilitando così il tuo lavoro.

Puoi creare fino a 20 etichette, a seconda di quante ne hai bisogno. Ad esempio:

• nuovo cliente

• in attesa di pagamento

• pagato

• feedback dei clienti

• domande dei clienti

4. Ottieni una panoramica nelle statistiche

Puoi tenere conto del numero dei messaggi ricevuti e inviati nelle statistiche.

Come impostare i messaggi automatici su WhatsApp Business

Puoi impostare i messaggi automatici e le risposte rapide nelle impostazioni attività dell'app. Queste opzioni di messaggistica ti permettono di risparmiare tempo e di offrire una migliore user experience ai tuoi clienti.

Puoi procedere in questo modo:

1. Se hai un Android puoi accedere alle impostazioni facendo tap sui 3 puntini in alto a destra e seleziona impostazioni. Se hai un iPhone basta cliccare sulla ruota dentata in basso a destra.

2. Vai su Impostazioni attività

3. Infine, fai tap sullo strumento di messaggistica che desideri personalizzare.

Personalizza i messaggi

Per personalizzare i tuoi messaggi d'assenza, di benvenuto e le risposte rapide nello stesso modo:

1. attiva l'opzione cliccando su on/off

2. fai tap su "Messaggio"

3. personalizza il tuo messaggio e salvalo.

⛔ Messaggio d'assenza

Attivando il messaggio d'assenza puoi decidere di inviare una risposta automatica a chi ti contatta durante gli orari di chiusura, le ferie, ecc. In questo modo eviti che i tuoi clienti debbano aspettare a lungo una risposta.

Se attivi il messaggio d'assenza assicurati di definire gli orari il cui il messaggio verrà inviato come risposta automatica.

Esempio di messaggio d'assenza: "Grazie per il tuo messaggio, al momento ci trovi al di fuori dell'orario di lavoro ma ti risponderemo il più presto possibile."

👍 Messaggio di benvenuto

Se invece attivi il messaggio di benvenuto, una risposta automatica verrà inviata a chi ti contatta per la prima volta, oltre a chi è stato inattivo per gli ultimi 14 giorni.

Esempio di messaggio di benvenuto: "Ciao! Ti diamo il benvenuto nella nostra chat. Scrivici se hai bisogno di informazioni o assistenza, saremo lieti di assisterti il più velocemente possibile”.

NB: ricorda che non puoi è possibile personalizzare i messaggi preimpostati con i nomi dei destinatari. Scegli quindi uno stile gender-neutral (ad es. "Gentile cliente").

⏩ Risposte rapide

Infine, attivando le risposte rapide puoi velocizzare e semplificare la comunicazione con i tuoi clienti.

Puoi impostare fino a 50 risposte rapide che potrai poi utilizzare nella chat con una shortcut. La shortcut dovrà iniziare con "/", ad esempio "/grazie" per inviare un messaggio di ringraziamento, "/negozio" per inoltrare i tuoi clienti al tuo sito online, eccetera.

Come creare e gestire un catalogo su WhatsApp Business

Il catalogo di WhatsApp Business è uno strumento che ti aiuta a presentare i tuoi prodotti o i tuoi servizi e permette ai tuoi clienti di interagire con la tua azienda in maniera semplice e intuitiva.

Ecco come funziona la creazione di un catalogo su WhatsApp Business:

1. Vai su Impostazioni > Impostazioni attività > Catalogo.

2. Clicca su "Aggiungi prodotto o servizio" per creare un nuovo catalogo

3. Clicca sull'icona "+" e Aggiungi immagini

4. Scegli foto esistenti dalla tua galleria o scattane di nuove tramite la fotocamera. Puoi scegliere fino a 10 immagini

5. Aggiungi il nome dei prodotti o dei servizi, e, se desideri, puoi inserire informazioni aggiuntive, come la descrizione, il prezzo e un link che rimandi al sito web

6. Una volta che hai concluso tutti i passaggi, clicca su "Salva"

💡 Ogni immagine che carichi nel catalogo verrà revisionata da WhatsApp. Se un'immagine dovesse non essere idonea e il prodotto respinto, vedrai un punto esclamativo rosso accanto a essa.

Se un'immagine dovesse essere respinta puoi scegliere di non mostrare l'immagine o di richiedere una nuova revisione, se pensi che si tratti di un errore.

Per richiedere un'altra revisione, dovrai:

1. Selezionare il prodotto o servizio in questione e visualizza i "Dettagli"

2. Clicca su "Richiedi un'altra revisione"

3. Inserire il motivo della richiesta nella casella di testo

4. Seleziona "Continua".

Se hai altre domande, puoi consultare la pagina FAQ di WhatsApp Business.

 📚Leggi ora la nostra guida gratuita e scopri come sfruttare Profilo dell'attività su Google (ex Google My Business)

Come attivare un account business su WhatsApp

L'applicazione è gratuita e disponibile per Android e iOs. L'app può essere scaricata dalla pagina ufficiale di WhatsApp Business. 

L'account di WhatsApp Business si differenzia dal classico con la cornetta di Messenger, e mostra una "B".

Ecco come si attiva passo passo:

1. Se usi già WhatsApp Messenger puoi trasferire i tuoi file e la chat nella app Business. In caso contrario dovrai prima creare un account inserendo il tuo numero di telefono e il codice a 6 cifre che ti verrà inviato per confermare l'iscrizione.

2. Inserisci il nome dell'attività. Fai attenzione perché una volta scelto non potrai più cambiarlo. Infine, aggiungi un'immagine del profilo.

3. Clicca sui tre puntini in alto a destra, dopo di ché seleziona "Impostazioni". Clicca poi sul nome dell'attività e infine sul simbolo della penna "Modifica" per creare il profilo della tua attività.
   Qui puoi inserire le informazioni riguardanti la tua attività. Puoi anche inserire una breve descrizione della tua azienda e dei prodotti o servizi che offri.

4. Consenti l'accesso a foto, video e altri file del tuo telefono, di modo da poter mostrare e inviare anche file multimediali ai tuoi clienti.

5. Hai la possibilità di inserire un messaggio di benvenuto che verrà inviato per primo ai tuoi nuovi clienti, così come un messaggio di assenza, che verrà inviato a chi ti contatterà fuori dagli orari di apertura. Infine, puoi selezionare le risposte rapide per le domande più frequenti.

L'app è anche compatibile con WhatsApp Web. In questo modo gli utenti possono accedere al proprio account WhatsApp da PC.

💡 Puoi utilizzare Messenger e Business sullo stesso dispositivo, ma non è possibile utilizzare lo stesso numero di telefono.

Come usare WhatsApp Business su pc

Puoi usare la versione web di WhatsApp Business direttamente dal tuo pc o laptop, le funzionalità rimangono le stesse della versione mobile.

Hai due possibilità:

• Scaricare l'app di WhatsApp

• Usare WhatsApp web, che non richiede alcun download

💡 Non puoi usare WhatsApp Web senza telefono. L'app dovrà essere installata sul tuo smartphone, il quale dovrà rimanere acceso e connesso a internet per tutto il tempo in cui utilizzerai la versione Web.

Per usare WhatsApp Business sul tuo computer dovrai:

1. Aprire l'app sul tuo smartphone

2. Fai tap sui 3 puntini del menu (Android) o sulla ruota dentata (iPhone) delle impostazioni

3. Seleziona WhastApp Web

4. Inquadra il codice QR con la telecamera del tuo telefono

Come permettere ai tuoi clienti di contattarti tramite WhatsApp Business

Ci sono due possibilità per essere contattato dai tuoi clienti tramite l'app:

1. Tramite numero di telefono: in passato, l'unica possibilità per venire contattati era che il cliente inserisse il numero di telefono manualmente.
   
   Per celebrare la soglia dei 50 milioni di utenti, WhatsApp Business ha introdotto una novità:

2. Tramite codice QR: i tuoi clienti possono iniziare a chattare con te semplicemente scannerizzando un codice QR.

In entrambi i casi vale la regola:

per essere trovato su WhatsApp Business dovrai pubblicizzare il tuo account.

Mostra sia il tuo numero che il codice QR su:

• 🌐 la tua homepage

• 🗨️il tuo account social media

e, se hai un negozio locale:

• 🏪 in vetrina

• 📃 sugli scontrini

• 📦 sulle confezioni dei tuoi prodotti

Ci sono stati timori riguardo alla funzionalità della App Business: molti consumatori temevano che questa app avrebbe permesso alle aziende di "chiamare a freddo" i potenziali clienti. Tuttavia, WhatsApp ha rassicurato i consumatori annunciando che le aziende potranno contattare soltanto le persone che hanno fornito il loro numero di telefono e hanno accettato di essere contattate dall'azienda tramite WhatsApp.

📣Lettura consigliata: Guida a Telegram business, come usarlo per la tua azienda

Conclusione

WhatsApp Business non è una novità, ma il suo potenziale è in crescita. Con oltre due miliardi di utenti attivi a usare WhatsApp, a offrirlo sono sempre più aziende, addirittura alcuni ristoranti permettono ai loro utenti di ordinare o di prenotare un tavolo tramite la chat.

Whatsapp Business sembra essere la soluzione giusta per le piccole imprese che vogliono combinare l'assistenza clienti con la promozione dei loro prodotti o servizi su un'unica piattaforma.

Materiale bonus: lo shopping da mobile è molto amato dagli italiani. Assicurati di offrire un'esperienza di acquisto ottimizzata per i dispositivi mobili! Dai un'occhiata alla nostra guida gratuita:

FAQ su WhatsApp Business

1. Qual è la differenza fra WhatsApp e WhatsApp Business?

• 📞 La versione normale di WhatsApp, chiamata Messenger, è un'applicazione usata per rimanere in contatto con amici e familiari.

• 🅱️ WhatsApp Business è pensata esclusivamente per facilitare il contatto delle aziende con i propri clienti.

• 📞 Il logo di WhatsApp Messenger mostra una cornetta in un balloon.

• 🅱️ Quello di WhatsApp Business mostra una "B".

• 📞 Nella scheda profilo di Whatsapp Messenger è possibile personalizzare il nome, la foto e lo stato.

• 🅱️ In quella di WhatsApp Business si possono aggiungere informazioni utili ai propri clienti, come il logo e la descrizione dell'attività, l'indirizzo email, il sito web e gli orari di apertura.

2. Come si scarica WhatsApp Business?

Puoi scaricare WhatsApp Business cliccando su uno dei seguenti link:

• WhatsApp Business per Android

• WhatsApp Business per iOs

3. Come si ottiene il badge di account business verificato?

Alcuni account che vengono controllati da Whatsapp Business possono esporre un badge verde accanto al loro nome. Esempio: I dolci di Sandra

NB: WhatsApp Business ha limitato la verifica a un numero ridotto di aziende. Al momento non puoi richiedere attivamente il badge.

4. A cosa serve l'API di WhatsApp Business?

L'API di WhatsApp Business è indicata per le aziende di medie e di grandi dimensioni, perché permette di comunicare con i clienti su larga scala in modo più semplice.

Questa funzione offre funzionalità più avanzate e richiede un pagamento.

5. Come ci si iscrive all'API di WhatsApp Business?

L'iscrizione dura pochi minuti. Il seguente video ti mostra come funziona passo dopo passo

6. Quali sono le normative su WhatsApp Business?

Se ti iscrivi al servizio WhastApp Business, dovrai rispettare la Normativa di WhatsApp Business e la Normativa sulle vendite di WhatsApp.