Migliora la tua gestione del tempo in 5 semplici passi

I rivenditori online tendono ad avere giornate molto impegnate. Bisogna aggiungere nuovi prodotti, analizzare le statistiche, rispondere alle domande dei clienti e dei dipendenti.....e mille altre cose. A volte non ci sono abbastanza ore al giorno. Questo articolo ha lo scopo di aiutarti a realizzare di più e ad essere più produttivo.

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Per alcune persone, il lavoro sembra essere molto più facile che per altre. Ma qual è il segreto dell’efficienza di queste persone? Una ricerca approfondita conduce ad una costante: la pianificazione della giornata.

Anziché sbrigare le tue commissioni giornaliere in base al tuo umore, ha senso dare alla giornata, o addirittura all'intera settimana, una struttura chiara.

Prova a fare un piccolo esperimento:

Per tutta una settimana, documenta giorno per giorno cosa hai fatto durante una tipica giornata di lavoro, indicando i tuoi compiti e quanto tempo hai impiegato a svolgere ognuno. L’importante è essere onesti con se stessi.

Documenta anche il tempo che hai speso in attività di svago come Facebook o la pausa al parco, ovvero tutto ciò che non è legato alla tua attività. Molto probabilmente, rimarrai sorpreso di quante ore alla settimana vengono sprecate per e-mail, Facebook e altre distrazioni.

Non fraintendermi - nemmeno io sono immune da distrazioni. Mentre stavo scrivendo questo articolo, il mio cellulare ha vibrato 7 volte, ho ricevuto 11 nuove email, e tre colleghi sono venuti a parlarmi.

Ti suona familiare?

Le persone che lavorano molto al computer (e con internet) sono soggette ad un alto rischio di distrazione e corrono il rischio di rimandare ulteriormente le loro mansioni. Se vuoi raggiungere i tuoi obiettivi e aumentare le vendite alla fine del mese, pianificare la tua giornata può fornirti un aiuto concreto.

Fortunatamente, con un po' di disciplina, è possibile ottimizzare la gestione del tempo. Questo obiettivo può essere raggiunto in 5 passi:

1. Scopri quali compiti/distrazioni richiedono più tempo

Il piccolo esperimento che ho accennato sopra serve ad aprire gli occhi. Documenta le attività che svolgi durante la tua giornata tipo e quanto tempo ogni attività “ruba”.

Alla fine della settimana, osserva le informazioni che hai raccolto e scopri dove e come potresti essere più produttivo.

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2. Pianifica la tua settimana

Prenditi 20 minuti di tranquillità una volta alla settimana per pianificare la tua settimana; la gestione del tempo significa più efficienza. Scrivi cosa devi fare, come e quando, e imponiti delle date di scadenza.

In questo modo sarà più facile capire in quali giorni vorrai svolgere quale compito.

3. Priorità dei compiti

Alcuni compiti sono più importanti di altri, alcuni possono essere rinviati e altri devono essere completati il più rapidamente possibile. Elenca i compiti della settimana corrente in ordine di importanza.

Questo ti darà una visione chiara di ciò che è veramente prioritario.

4. Prenditi il tuo tempo

Per compiti e progetti con priorità bassa, media e, soprattutto, alta, dovresti prenderti nel tuo calendario un tempo predefinito ogni settimana in cui lavorare indisturbato.

Se sei agli inizi della tua gestione del tempo, potreste finire per pianificare troppo o troppo poco tempo per le singole attività. Non scoraggiarti, è normalissimo. Dopo alcune settimane di pianificazione, avrai un’idea più chiara di quanto tempo ti servirà per svolgere le tue mansioni, e la gestione del tempo ti risulterà più facile.

5. Tempo dedicato per le e-mail

monitorujSi stima che un impiegato medio riceva e invii 120 e-mail al giorno.

Le e-mail tendono ad arrivare nel peggior momento possibile, vero? Una e-mail può interrompere facilmente il tuo flusso di lavoro e richiedere gran parte della tua giornata lavorativa.

Pertanto, anziché lasciarsi interrompere da ogni e-mail, gli esperti raccomandano di mantenere una certa finestra di tempo libero in cui dedicarsi a rispondere alle e-mail. Questo ti aiuterà a diventare più efficiente ed evitare che e-mail relativamente poco importanti ti distraggano da progetti a priorità più elevata.

Conclusione

Il tempo è la risorsa più importante di cui disponiamo al giorno: con la gestione del tempo puoi imparare a migliorare la pianificazione della tua giornata tipo e diventare più efficiente.

L’esercizio è fondamentale: più si diventa disciplinati nella gestione del tempo, più i compiti da svolgere sono facili da gestire. Non dovrai più chiederti che aspetto avrà la tua settimana lavorativa a venire perché lo saprai già!

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